A DLP egy négyfázisú folyamatra épül. Az első fázisban a rendszer a szoftver hiányosságait és az adatok kiszivárgásához esetlegesen hozzájáruló kockázatos felhasználókat azonosítja. A második fázisban ezeknek a hiányosságoknak a felszámolására, javítására kerül sor. A következő fázis az értesítésekre koncentrál, amikor is a kockázatos felhasználókat a rendszer az érzékeny adatok védelmével kapcsolatos szabályok megszegésére figyelmezteti, ill. felvilágosítja az ilyen helyzetek elkerülésének módjáról. Az utolsó fázis az adatvesztés, ill. adatszivárgás szoftveres megelőzése..

A megoldás legfőbb előnyei közé a rendszer gyenge pontjainak azonosítása, az érzékeny adatok összes eszközre kiterjedő védelme és a fenyegetések megelőzése, valamint az alkalmazottak intuitív képzése tartoznak, de ide sorolható a rendszerhiányosságok automatikus javítása is.